<<
>>

Корпоративные правила контроля

При контроле необходимы корпоративные правила, помогающие выбрать верное решение в противоречивых ситуациях.

- Финансовая дисциплина. Например, возьмем сделки по товарным кредитам.

Тут важно всем знать принятые в компании правила: сделка считается завершенной не по отправке продукции потребителю и заключению договора, а при занесении денег потребителя на банковский счет фирмы. Их деньги должны работать на нас. Если счета не оплачены, мы работаем на них. В то же время платить поставщикам раньше установленного срока значит работать на них, а не на себя. Объяснение рядовым сотрудникам простых правил финансовых расчетов и их своевременности, необходимости вести тщательный контроль наличности и счетов, контроль бюджета улучшает приток наличности. В этом случае функцию контроля на свои плечи берут множество дополнительных помощников, заинтересованных в увеличении прибыли.

- Наличие простых показателей финансового контроля. Трудно и даже почти невозможно контролировать что-то конкретное, если в обсуждении непроизводительных затрат не принимают участие сами работники, включая и низовых.

Если людям объяснить финансовые механизмы прибыли на простом, доступном языке, то в процесс учета, контроля, оптимизации и экономии затрат будут включены мощные дополнительные силы всей разумной части коллектива компании. И это неизбежно приведет к положительным результатам, как если бы в повозку впрягли несколько дополнительных лошадей.

- Хищения. Наличие простых и понятных правил расходов и отчетности предотвращает многие недоразумения в финансовых потоках компании. Но чтобы предотвращать хищения, важно не полагаться на такие моральные понятия, как доверие или недоверие. Деньги родства не знают. Даже в церкви и монастырях хищения имеют место. Важно, чтобы не были созданы условия для мошенничества.

- Нити от финансовых потоков не соединять в одних руках.

Нельзя создавать возможность для объединения людей в коалицию. Нельзя оставлять бесконтрольными финансовые цепи или потоки. Нельзя оставлять наличность без документального подтверждения чеками или счетами и пр. Честность внутри компании определяется в большей степени организационными причинами, нежели моральными.

- Присвоения. Кража определяется не размером унесенного материального объекта, а самим фактом присвоения имущества компании. Мелкие присвоения имеют тот же статус кражи, что и большие. Для их предотвращения служит четкий учет и ответственность за все виды поставок и сбыта.

- Физический контроль. Тщательное наблюдение за всеми поставками и отгрузками, оборудованием, надежная охрана предотвращают нечестности. Строгость к нарушителям и обращение в суд не являются признаками придирок и мщения. Это вполне нормальные и цивилизованные способы предохранения компании от разорения. Это действия в пользу всех честных сотрудников компании и меры устрашения потенциально нечестных.

- Этика и мораль в контроле. Уносить даже мелкие вещи и детали, принадлежащие компании, не только морально позорно, но и экономически разрушительно. Как из капель состоит море, так и из отдельных рублей набираются тысячи рублей убытков компании. Высокая этика и мораль в отношении собственности компании является основополагающим принципом ее имиджа и сохранения конкурентных преимуществ на рынке, а значит, и ее выживания и успеха.

- Экономическая безопасность. Система безопасности выполняет важную функцию сохранения собственности компании. Бдительность сотрудников по отношению к информационным, материальным и финансовым ценностям компании – это их вклад в прибыль компании и в ее успех. Мелкая течь способна потопить и большой корабль.

- Техническая безопасность. Контроль технической и экологической безопасности также является вкладом в прибыль и успех фирмы. Потери, отчисляемые на выплату пособий, больничных листов и возмещение здоровья, ложатся тяжким бременем на расходы предприятия.

Не обращать внимания на соблюдение норм безопасности – все равно что плыть на корабле, разрушая его обшивку.

Для ликвидации течи требуются большие усилия, которые не увеличивают результат или успех, но увеличивают затраты на его удержание, и это снижает конкурентные преимущества. Повреждение электропроводки, розеток, плохо уложенные плитки пола или потолка также могут служить потенциальными убийцами.

Пренебрежение правилами технической и экологической безопасности можно приравнивать к внутреннему терроризму или работе на пользу конкурентов.

- Контроль над текучестью кадров. Объектом контроля являются в том числе кадровые показатели, такие как дисциплина, невыходы на работу. Без статистики по этим вопросам не может быть хорошего управления. Если текучесть кадров более 10% в год, а число невыходов на работу даже по болезни более 3% (без учета отпусков), значит, нужно искать причину симптомов, столь разрушительных для организации, ее имиджа, прибыли и конкурентных преимуществ.

Скорее всего, тут виноват жесткий стиль управления. Показателями хорошего профессионального менеджмента являются низкие показатели текучести кадров и отсутствия на рабочем месте (несмотря на плохую погоду, ненадежность общественного транспорта и даже вспышку эпидемии гриппа).

- Правила оценивания. Контроль всегда связан с оценкой. Оценка приносит пользу организации. В то же время оценка часто вызывает обиды, чувство несправедливости, страхи. Для создания доброжелательного отношения к самой процедуре оценивания менеджеры обязаны соблюдать принципы и правила оценивания:

- исключать предубеждения;

- исключать поверхностное или субъективное оценивание;

- исключать дискриминацию сотрудников, не делить их на любимчиков и отверженных;

- не менять критериев оценки после проведения работ;

- оценивать действия людей, а не их личности;

- принимать во внимание замечания исполнителей;

- приводить аргументы и факты в пользу своих выводов после оценивания работы;

- объяснять критерии, на основе которых выставляется оценка.

- Правила контроля:

- будьте великодушны к мелким оплошностям, и ваши подчиненные поймут, что вы критикуете справедливо и ваш контроль оправдан;

- избегайте контроля каждого шага;

- периодически проверяйте, насколько вы последовательны в соблюдении правил;

- непостоянство порождает неуважение и способствует попыткам нарушить правила;

- измеряйте результаты и следите за статистикой.

Подчиненные лучше работают в том случае, если они знают, что результаты работы регулярно контролируются;

- установите твердые корпоративные правила и применяйте их ко всем без исключения.

Поощрение и санкции

- Величина поощрения должна соответствовать сложности задачи.

- Чаще хвалите подчиненных за работу, которую они сами считают наиболее значимой.

- Направьте письмо своему руководству о вкладе в работу сотрудника и передайте ему копию письма.

- Поощряйте правильное поведение и критикуйте неправильное. Это кажется тривиальным, но об этом часто забывают.

- Установите квоту одобряющей обратной связи на каждый день. Всегда находите хотя бы одно доброе слово, которое можно сказать о каждом подчиненном.

- Поощряйте надежность так же часто, как и инициативу.

- Поощряйте процесс, а не только результаты.

- Показывайте сотрудникам, что вы заинтересованы в них не только как в работниках, но и как в людях.

- Не бойтесь критиковать, но критикуйте действия и результаты, не переходя на личность.

- Никогда не давайте человеку «потерять лицо».

- Для крупных проектов установите промежуточные цели и пообещайте промежуточное поощрение.

- Знайте, что нравится и что не нравится вашим подчиненным.

- Создайте клуб для самых лучших сотрудников.

- Учредите награду «Лучший работник месяца» и вручите ее публично.

- Избегайте критики в адрес новых сотрудников до тех пор, пока они не будут знать о ваших стандартах работы и ожиданиях.

- Никогда не поощряйте работника, если он сделал меньше, чем был обязан.

- Пусть награда станет неожиданностью.

- Регулярно используйте похвалу, одобрение и поощрение.

- Применяйте индивидуальные вознаграждения в зависимости от качества и эффективности исполнения.

- Похвалу выражайте очень искренне, воодушевленно.

- Вознаграждайте не только победу, но и личные усилия в борьбе за победу, то есть то, что сотрудник сделал все возможное.

- Стимулируйте подчиненных такими наградами, которые они сами оценивают высоко.

- Старайтесь сравнивать сотрудника не с другими, а с ним же, с его динамикой изменений.

<< | >>
Источник: Нелли Макаровна Власова. Правила и табу менеджера. 2009

Еще по теме Корпоративные правила контроля:

  1. Правила корпоративного поведения
  2. Общие правила исполнения обязанности по уплате налогов и сборов. Налоговый контроль
  3. Понятие контроля. Предварительный, текущий и последующий контроль. Аудит как форма контроля
  4. Общее понимание системы внутрихозяйственного контроля и оценка риска контроля
  5. Глава 9. Изучение системы внутрихозяйственного контроля клиента и оценка риска контроля
  6. Средства контроля. Оценка надежности контрольной среды и средств контроля клиента
  7. Контроль и оценка. Декларация о принципах контроля и оценки
  8. Корпоративные конфликты
  9. Корпоративные медиа
  10. Налоговый контроль. ответственность налогоплательщиков за нарушение налогового законодательства. Налоговый контроль
  11. 2.6. Корпоративные ценные бумаги
  12. Корпоративные скандалы в США
  13. Корпоративные блоги
  14. Корпоративные отношения
  15. Корпоративные ресурсы
  16. Развитие корпоративной культуры
  17. Основа корпоративных культур
  18. Корпоративное управление и законодательство о юридических лицах
  19. Нарушение корпоративных правил