<<
>>

Стиль и язык служебных документов

должны отвечать следующим правилам:

♦ соблюдаться требования официально-делового стиля и норм современного языка;

♦ использоваться слова, закрепленные практикой документирования управлен­ческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и др.);

♦ широко применяться термины юридического и бухгалтерского характера (иско­вое заявление, претензия, дебет, кредит и т.

д.);

♦ необходимы унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющих­ся документах. Использование трафаретных текстов значительно ускоряет со­ставление документов и повышает их грамотность.

Все документы должны удостоверяться. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. Подпись — обязательный реквизит документа. Документ подписывается руководящим работ­ником отдела или другим должностным лицом в соответствии с их компетенцией. В состав реквизита “подпись” входят наименование должности лица, подписываю­щего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:

Начальник отдела кадров И.
В. Кольцов
( подпись)

Если документ написан не на бланке, то в состав наименования должности в реквизит “подпись” включается наименование предприятия (организации), на­пример:

Начальник отдела кадров Киевского завода “Электроприбор” И. В. Кольцов
03.04.98 ( подпись)

Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание докумен­та несут ответственность несколько лиц (например, в финансовых документах, ак­тах, характеристиках).

В таком случае подписи располагают одна под другой (че­рез 1,5-2 межстрочных интервала) в последовательности, соответствующей занима­емой должности, например:
Директор института ( подпись) В. М. Мироковский
Главный бухгалтер Л. А. Говорухин
( подпись)

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписы­вающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:
Председатель комиссии (подпись) Е. М. Логунов
Члены комиссии: Н. А. Антипов
( подпись)
И. П. Гурьянов
( подпись)
С. К. Ершов
(подпись)

Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке. В случае отсут­ствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписывающего документ, его фамилия (исправления можно сделать чернилами или машинописным способом, например: “И.

о.”, “Зам.”). Не допускается подпи­сывать документы с предлогом “за” или проставлением косой черты перед наиме­нованием должности. При подготовке документа его составитель должен заранее знать, кто его будет подписывать.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватил часть слов наимено­вания должности лица, подписывающего документ. Печатью не удостоверяются служебные письма на бланках организаций, предприятий.

Отдельные виды документов после их подписания утверждаются. Это особый способ удостоверения документов, санкционирующих распространение их дейст­вия на определенный круг лиц. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Реквизит утверждения со­стоит из слова “УТВЕРЖДАЮ”, полного наименования должности лица, утвержда­ющего документ (включая наименование организации), личной подписи, ее рас­шифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по кадрам ПО

‘ Точэлектроприбор”
20.03.99 ( подпись) И. В. Квят

Как правило, утверждают следующие виды документов: положения (об ор­ганизациях, предприятиях, структурных подразделениях и др.); уставы предприятий и организаций, отчеты и балансы; штатные расписания, структуры; текущие и пер­спективные планы; акты контрольно-ревизионного характера; акты приема и пере­дачи дел; отдельные разновидности протоколов и др. В утвержденные документы не допускается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, утвердившего документ.

Важным моментом в работе с кадровыми документами является их с о г л а с о- в а н и е. Прежде чем утвердить или подписать документ, его необходимо согла­совать, т.

е. поставить подпись (визу) должностного лица, имеющего отношение к тексту документа. Согласование должно обеспечить правильное решение вопроса о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, экономической и научно-технической обоснованности, соответствии содержания

документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию отдела, издавшего документ. Согласование документов может быть внутренним и внешним. Внутреннее согласование проводится с различными под­разделениями и должностными лицами своего предприятия, внешнее — с подчи­ненными и неподчиненными организациями.

Внутреннее согласование обычно оформляется визированием проекта документа. Виза состоит из подписи визирующего и даты согласования. Замечания и дополне­ния к документу излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается запись: “Замечания прилагаются”. На внутренних документах (например, приказах по личному составу) визы ставятся на последней странице первого экземпляра до­кумента ниже реквизита “подпись”. Исходящие документы визируются на экземп­лярах, остающихся в организации или ее структурных подразделениях. Внешнее со­гласование можно оформить грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании какого- либо коллегиального органа.

Гриф согласования состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименования долж­ности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органи­зации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО
Главный инженер завода ‘Электроприбор”
Расшифровка подписи
( подпись)

Дата

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, необходимо перечис­лить их наименования с указанием количества листов в каждом приложении и ко­личества экземпляров, например:

Приложения:

1. План распределения молодых специалистов на 3 листах в 3 экз.

2. Справка о состоянии текучести кадров в I полугодии на 2 листах в 2 экз.

Важным реквизитом документов является

<< | >>
Источник: Щёкин Г.В.. Основы кадрового менеджмента. 2004

Еще по теме Стиль и язык служебных документов:

  1. Служебная зона
  2. Служебная информация
  3. Язык
  4. 17.6. Учет расходов по служебным командировкам за границу
  5. Статья 16. Язык арбитражного разбирательства
  6. Язык арбитражного разбирательства
  7. Мораль и аморалка: служебный роман, харассмент, семейственность
  8. Поручения служебные
  9. пятом разделе «Взаимоотношения, служебные связи»
  10. Список документов — статья 47 § 1 (Ь) (21)(не прилагайте оригиналы документов, а исключительно копии)
  11. Узнаваемый стиль
  12. Статья 23. Язык
  13. Статья 30. Пересылка документов о гражданском состоянии и других документов