Джоселин Глей. E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике. 2016

Тонете в потоке электронной почты? Читаете сотни писем и стараетесь ответить на все? Тратите на это уйму времени, ничего не успеваете, вызываете недовольство начальства, нервничаете и впадаете в панику? Знакомая картина одной из современных фобий – страха перед электронной почтой. Эта книга – оригинальное современное руководство для тех, кто дорожит каждой минутой рабочего времени и не хочет тратить его впустую, отрезая себе путь к успеху. Джоселин Глей, основатель и главный редактор суперпопулярного среди дизайнеров и тайм-менеджеров веб-сайта 99U.com, дважды лауреат премии Webby Awards, наглядно показывает, как превратить e-mail в удобный рабочий инструмент, как сортировать и читать входящую корреспонденцию, грамотно и толково составлять ответы, избегая нелепых ошибок и оплошностей. «Эта книга – о том, как изменить свой подход к электронной почте – от слепой, ориентированной на цифры «производительности» до установок, определяемых творческими приоритетами. Это не просто набор правил хорошего тона для электронных писем, а руководство по холистическому пересмотру (и улучшению) своих взаимоотношений с электронной почтой».

| >>

↑

Жизненно необходимая книга, скорая помощь для тех, кому надоело тратить время попусту и хочется что-то изменить. Сет Годин

Электронная почта – хорошая прислуга, но плохая хозяйка. Чтобы стать более счастливым, более креативным и продуктивным, нужно выработать определенные привычки в работе с e-mail. Практические советы, меткие наблюдения и забавные иллюстрации из данного руководства способны оказать вам в этом реальную помощь. Гретхен Рубин, автор бестселлера «Проект Счастье»

Джоселин предельно понятно объясняет, почему электронная почта выбивает нас из колеи, и делится практическими советами, как с этим бороться. Саймон Синек, мотивационный спикер

Джоселин Глей – основатель и главный редактор суперпопулярного веб-сайта креативного менеджмента 99U.com, дважды лауреат премии Webby Awards за лучший блог, посвященный культуре. Каждый день более 5000 читателей с нетерпением ждут ее новых записей в Twitter. Глей – автор книг по оптимизации рабочего процесса и тайм-менеджменту, общий тираж которых перевалил за четверть миллиона.

Электронная почта. Любовь и ненависть

Часть первая. Психотерапия Почему электронная почта нас раздражает

Она проверяла электронную почту слишком часто, словно ребенок, который в нетерпении разрывает обертку подарка, не уверенный, получил ли он то, что хотел. Чимаманда Нгози Адичи

Пересмотреть свои привычки обращения с электронной почтой

Вопросы – это те места в вашем сознании, куда приходят ответы. Если вы не задали вопрос, ответу некуда идти. Он попадает к вам и отскакивает. Вы должны задать вопрос – должны хотеть знать, – чтобы открыть пространство, куда попадет ответ.

Мозг крысы: Почему электронная почта вызывает привыкание

фиксированному режиму

переменным режимом.

Мне нужно реальное вознаграждение или воображаемое?

Изменить перспективу: Не завести ли вам привычку различать, когда вместо реального вознаграждения вы гонитесь за воображаемым?

Парадокс прогресса: Отчего нас неодолимо тянет опустошить ящик входящих сообщений

Пустой ящик «Входящие» – приятное дополнение, а не основная цель.

Изменить перспективу: Как создать то же самое четкое ощущение прогресса в том, что для вас действительно важно, значимо?

Негативное смещение: Почему слованас предают

негативное смещение.

Изменить перспективу: Что, если позаботиться о том, чтобы передать в электронном письме не только информацию, но и эмпатию?

Правило взаимности: Почему переполнение ящика входящих сообщений порождает у нас комплекс вины

правила взаимности.

Изменить перспективу: Что, если представить сообщения в своем почтовом ящике в виде стопки настоящих писем, в конвертах?

Преимущество спрашивающего: Почему мы не можем просто сказать «нет»

Неужели они этого не знают?!

Можно мне пожить у тебя недельку? Ты не сделаешь мне веб-сайт бесплатно? Пожертвуй, пожалуйста, денег на мой новый бизнес-проект.

С чего они взяли, что я соглашусь? Думают, у меня есть лишнее время, чтобы тратить его попусту? Как они могли предположить, что?..

И вы позволите, чтобы банда «спрашивающих» вас кошмарила?

Изменить перспективу: Что, если вы будете ставить себя на место человека, воспитанного в культуре вопросов, каждый раз, когда получаете электронное письмо, воспринимаемое как обуза?

Часть вторая. Стратегия Как писать электронные письма эффективнее, быстрее и реже

Полезно спросить: «Что в худшем случае может произойти, если я не отвечу на это письмо?» Тави Гевинсон

Физика электронной почты

всякое действие порождает равное и противоположно направленное противодействие.

Какого черта вы все равно пытаетесь это сделать?

что нужно делать.

Миссия.

создать по-настоящему космическую цивилизацию, доктор Билл Томас стремится вернуть в Америке уважение к пожилым людям,

дать цветным девочкам возможность обучиться искусству программирования.

Проект.

получить работу в Facebook, собрать 100 тысяч долларов на свой стартап, привлечь крупного клиента или написать книгу.

содержательная публикация в блоге,

запуска собственного сайта.

Навыки.

научиться создавать мобильные приложения

выучить новый язык программирования;

усовершенствовать свое искусство переговорщика

улучшить владение литературным слогом.

я хочу помочь людям сделать их работу более осмысленной и творческой.

заканчиваю эту книгу и разрабатываю новый веб-сайт.

добиться лучшего продвижения своей работы и усовершенствовать свой навык публичных выступлений .

Какие электронные письма соответствуют целям вашей значимой работы?

Действия: Тщательнейшим образом проанализировав ситуацию, запишите цели значимой работы на ближайшие три месяца.

Какие люди для нас важны?

Действия: Вспомните, кто регулярно отправляет вам электронные письма, и распределите их на три основные группы: ВИПы, ключевые сотрудники, люди с потенциалом и приятные люди. (Случайные контакты пока пропустите.)

Создание ежедневной процедуры работы с почтой

Начните день со значимой работы.

Примечание.

Не проверяйте электронную почту чаще 2–3 раз в день.

Определите время работы с электронной почтой и внесите его в график.

Дополнительное преимущество.

Относитесь к временным интервалам в своем календаре как к совещаниям.

Используйте извещения о сообщениях от ВИПов.

Введите ограничения на работу с электронной почтой – и вы обретете свободу.

Старайтесь не держать почту открытой в фоновом режиме.

Помните о «цене переключения».

Помните о том, что к концу дня воля ослабевает.

Объявите о своих ожиданиях публично.

отправляйте мне письма по несрочным вопросам и подходите ко мне, если дело срочное

в тот же день – для писем, пришедших до 15.00, если их проект активен

Действия: Запишите в календаре план работы на ближайшие две недели. Включите в него временные интервалы для проверки почты, выполнения значимой работы и других дел (например, совещаний и звонков клиентам), которые составляют важную часть вашего рабочего дня.

Взвешенный подход к входящим сообщениям

своему пониманию обязанностей, а не пожеланиям отправителей.

Не позволяйте настройкам программ «по умолчанию» определять ваш рабочий процесс.

Дополнительное преимущество.

Определите, является ли электронная почта подходящим средством для ответа.

Сверяйтесь со своим списком «важных людей».

Завершайте разговор при первой же возможности.

Лучше воевать, чем психовать.

Сначала избавляйтесь от простых писем.

Избавьтесь от необходимости срочно отвечать, отправив краткое объяснение.

Привет, Элизабет. Я получила сообщение и понимаю ваше беспокойство. До 4 вечера я на совещании, но займусь вашим вопросом сразу же после его окончания. Спасибо за терпение!

Привет, Уолтер. Спасибо, что обратились ко мне. Сейчас мне нужно срочно заканчивать большой проект, и на следующей неделе у меня не будет времени. Я свяжусь с вами, когда освобожусь, и мы договоримся о встрече. Жду ее с нетерпением.

Забудьте о пустом ящике входящих сообщений.

Действия: На протяжении недели выполняйте аудит электронной почты, отмечая, что вас раздражает или отвлекает, а также появляющиеся «заторы» в ящике входящих сообщений.

Искусство напоминания

Не стесняйтесь.

Правильно выбирайте время.

Эффективность требует настойчивости.

Кратко изложите суть.

Рассмотрите вопрос под другим углом.

Будьте вежливы и неназойливы.

Действия: Разработайте систему слежения за «очередью ожидания» за пределами ящика для входящих сообщений.

отправить повторное приглашение Гретхен или повторить предложение Рону

Что делать с нежелательными запросами

Соответствует ли предложение целям вашей значимой работы?

Содержится ли в письме конкретная просьба?

Ценит ли отправитель ваше время или это просто слепое рекламное обращение?

Вы должны сказать «нет» на неожиданное предложение…

…чтобы сказать «да» своим приоритетам.

Что, если вы чрезвычайно загружены и у вас нет времени на случайные запросы, пришедшие по электронной почте?

Привет, Джеки. Я очень ценю ваш интерес к моей работе. К сожалению, следующие несколько месяцев я буду на 110 % сосредоточена на важном творческом проекте и поэтому просто не в состоянии брать дополнительную работу. Спасибо, что помните обо мне!

Действия: Попробуем применить закон Парето к вашим нежелательным сообщениям.

Часть третья. Стиль Как составлять электронные письма, побуждающие к действию

Не будем себя обманывать. Каждое электронное письмо – это попытка убедить Дэниел Пинк

Не надейтесь, что на вас обращают внимание

перманентного частичного внимания,

Оценка получателей письма

оценить получателей вашего сообщения.

Краткость и побуждение к действию

смещением занятости,

Начните с просьбы.

Здравствуйте, Кэтрин. Меня зовут Марк Холланд. Я провожу популярную конференцию Firestarters, которая проводится ежегодно и привлекает в Staples Center в Лос-Анджелесе более 5000 предпринимателей. Я хочу пригласить вас выступить на конференции 5 марта 2016 г.

Сейчас не так-то просто привлечь внимание.

Завоюйте доверие.

Здравствуйте, Том. Я Трейси Блэк, редактор веб-сайта Feed Daily, лауреата премии Webby Award, у нас 2 миллиона посетителей в неделю. Я планирую новую серию статей о честолюбивой творческой молодежи, и мне хотелось бы узнать, не заинтересует ли вас предложение стать ее спонсором.

Привет, Том. Я хочу узнать, реализовал ли ты новую функцию подписки для электронной почты? Начальник хочет, чтобы это было закончено к концу недели.

Четко обозначьте дальнейшие действия.

Мне очень нравятся ваши режиссерские работы, и я хотел бы обратиться к вам за советом. Что скажете?

Мне очень нравятся ваши режиссерские работы, и я хотел бы задать вам несколько вопросов о том, как вы финансировали свой первый фильм. Не согласитесь ли вы на следующей неделе поговорить со мной 15–20 минут по телефону? Я свободен весь день в четверг и пятницу, если вам будет удобно. Обещаю, что буду краток.

Задавая вопрос, предложите решение.

Привет, Тина. Я узнал, что люди уже заказывают гостиницу на конференцию SXSW на следующий год. Мне бы хотелось поехать. Что скажете?

Привет, Тина. Я задумался о том, как повысить свою квалификацию, и пришел к выводу, что некоторые доклады и семинары на конференции SXSW в следующем году были бы мне очень полезны. Я также могу составить отчет, чтобы по возвращении поделиться полученными знаниями со всем коллективом. Я оценил затраты: вступительный взнос, гостиница и авиабилеты обойдутся компании приблизительно в 2500 долларов. Как вы думаете, компания согласится оплатить мою поездку?

Обеспечьте удобство быстрого просмотра.

Привет, Шэрон. Вчера мы отлично поговорили! Меня волнуют следующие шаги. Вот итог нашего разговора относительно того, что должно быть сделано на следующей неделе, чтобы уложиться в срок.

Список задач для группы Шэрон: • Одобрить исправленные макеты (срок: понедельник, 9.04). • Предоставить окончательную копию для баннеров (срок: среда, 11.04). • Предоставить снимки в высоком разрешении (срок: среда, 11.04).

Проинформируйте о конечном сроке.

Чтобы не выйти из графика с нашим проектом, мне нужно получить от тебя ответ в течение суток, если это возможно.

Я понимаю, что вы очень заняты и что на обдумывание этого предложения требуется время. Через две недели я напомню вам, если не получу ответа.

Если я не получу от вас ответа до ближайшей пятницы, 17 августа, то реализую меры, которые изложил выше.

Пишите тему сообщения в виде газетного заголовка.

Тема: Предложение по дизайну.

Пишите кратко и выразительно. Как Оскар Уайльд.

Тема: Дизайн обложки для резонансного альбома?

Безжалостно редактируйте свои сообщения.

Просматривайте все сообщения на своем телефоне.

Проверка стиля ♦ Обеспечьте удобство быстрого просмотра. ♦ Начните с просьбы. ♦ Завоюйте доверие. ♦ Четко обозначьте дальнейшие действия. ♦ Проинформируйте о конечном сроке. ♦ Задавая вопрос, предложите решение. ♦ Пусть тема сообщения напоминает газетный заголовок. ♦ Просматривайте все сообщения на своем телефоне. ♦ Безжалостно редактируйте свои сообщения.

Дружелюбие и убедительность

смещение занятости.

негативное смещение,

негативное смещение

Не используйте повелительное наклонение.

сделайте это, идите туда, закончите то.

не могли бы вы?

не могли бы они это сделать?

Подчеркните преимущества.

Я знаю, что это непросто, но благодаря этому продукт станет еще лучше.

Сроки уже поджимают; осталось сделать это последнее усилие.

Если бы вы смогли произвести эту модификацию, то выручили бы меня, и тогда мы бы с этим закончили.

Мотивация и доброжелательный тон помогают понять ЗАЧЕМ.

Предоставьте контекст и сообщите о прогрессе.

После того, как вы решите эту задачу, я смогу приступить к следующей части проекта, и вам не придется больше читать мои письма.

Признайте занятость получателя.

Я знаю, что у вас очень напряженный график, но позвольте вкратце объяснить, почему я считаю, что это предложение будет для вас полезным…

Спасибо, что нашли в своем крайне плотном графике время, чтобы прочесть мою просьбу.

Придайте своему письму индивидуальный характер.

Я много лет следила за вашими исследованиями чувствительности и смелости. Меня особенно заинтересовали открытия, о которых вы пишете в новой книге, и я подумала: не могли бы вы прочесть доклад о том, как чувствительность влияет на актеров и их творческий процесс?

Пыл и энтузиазм обычно недооценивают.

Эмпатия – это не просто «Очень приятно!» – «И мне очень приятно!». Это необходимость.

Краткость нужно заслужить.

Выражайте благодарность.

Проверка стиля ♦ Избегайте повелительного наклонения. (Ой!) ♦ Старайтесь не отвечать слишком кратко и равнодушно. ♦ Подчеркните преимущества своего предложения. ♦ Представьте контекст и информируйте о прогрессе. ♦ Выразите энтузиазм и серьезность намерений. ♦ Адресат должен почувствовать себя уникальным и особенным. ♦ Признайте занятость получателя. ♦ Выражайте благодарность.

Не быть идиотом

Подумайте, уместно ли в данном случае электронное письмо.

Спрашивайте разрешения, прежде чем кого-то рекомендовать.

Пишите адрес электронной почты получателя только после составления черновика письма.

Активно «обрезайте» электронную переписку.

Когда сомневаетесь, остановитесь на минуту и соберитесь с мыслями. Поспешность – верный способ выставить себя идиотом.

Не отправляйте писем, когда вы сердитесь, голодны или устали.

Не пишите того, что не решились бы высказать человеку в глаза.

Не «отвечайте» на перенаправленные письма.

Будьте как можно вежливее. Всегда.

Проверка стиля ♦ Подумайте: уместно ли в данном случае электронное письмо? ♦ Не отправляйте писем, когда вы сердитесь, голодны или устали. (Я говорю серьезно.) ♦ Не обостряйте недоразумения по электронной почте. ♦ Спрашивайте разрешения, прежде чем кого-то рекомендовать. ♦ Пишите адрес электронной почты получателя, только составив черновик письма. ♦ Внимательно относитесь к скрытым копиям. ♦ Будьте как можно вежливее. Всегда.

Часть четвертая. Великая сила Как использовать ваши новые навыки обращения с электронной почтой для завоевания соцсетей, освоения новых технологий и для развлечения

Творчество – такое занятие, которое не позволяет отвлекаться ни на короткое время, ни на долгое. Э. Б. Уайт

Почему электронная почта – это неожиданный экзамен

Шпаргалки Рецепты решения самых распространенных проблем с электронной почтой

Шаблоны повседневных писем Подпись под электронным письмом

Сообщение об отсутствии на рабочем месте

Привет. Я буду отсутствовать на рабочем месте с понедельника 11 ноября по пятницу 15 ноября. Во время отпуска я не смогу отвечать на электронные письма. Я вернусь на рабочее место в понедельник 18 ноября и отвечу на ваши письма, как только смогу. Скорее всего я буду загружен работой. Заранее благодарен за терпение.

Заслон непродуктивному мозговому штурму

Друзья! Столько отличных идей в рассылке! Может, поговорим не в Сети, чтобы более основательно все обсудить? Как насчет встречи в этот четверг, 15. 04, в 3 часа дня? Я собрал все высказанные идеи в Google doc: [ссылка]. Давайте выскажем там все дополнительные соображения, а затем обсудим повестку встречи.

Избавление от раздражающих рассылок

Похоже, парни, вы уверенно держите дискуссию под контролем! Переведите меня, пожалуйста, в статус «скрытая копия», чтобы я мог откланяться.

Шон, переведи меня, пожалуйста, в статус «скрытая копия», когда будешь отвечать. Я пытаюсь избавиться от мусора, заполнившего мой почтовый ящик на этой неделе.

Обсуждение продуктивного совещания